学校各部门、单位:
为全面做好2019年度学校各类文件材料的收集归档工作,做到各类归档文件材料完整、齐全,根据国家档案法规及高等学校档案工作相关要求,学校于即日起至7月25日开展2019年度各载体、文件材料收集归档工作。现将相关事项通知如下:
一、 报送兼职档案员名单
请各立卷部门、单位于2020年7月3日前,将负责本部门、单位档案收集、整理等具体业务工作的兼职档案员名单报送至党政办综合档案室。
二、收集归档范围
1.2019年度办理完毕的党群、行政、教学、科研、基建、设备、外事、产品、出版、财会等各类文件材料;
2.各部门、单位往年应归而未归的各类文件材料;
3.具体范围请按照《桂林旅游学院综合档案立卷工作的内容和方法(试行)》执行,详见附件。凡2019年1月1日至12月31日期间产生的所有属于本单位归档范围的各载体、各类文件材料都应收集归档;教学业务类文件材料按照学年(即2018-2019学年)进行收集归档。
4.电子档案与纸质档案同步归档。凡反映学校重大活动、主要工作等且具有凭证性、依据性作用的文件材料必须实行纸质文件与电子文件双轨制收集归档,卷内目录、归档文件目录、文件材料应同时提供电子版和纸质版各一套。(电子文件格式:文本文件收集WORD或PDF格式,图像文件收集JPG格式,声像文件收集MP4格式。电子文件请刻录光盘后归档。)
三、收集归档要求
1.凡应收集归档的文件材料,各单位要努力做到各类文件材料完整、准确、系统和规范,并在规定时间内完成预立卷任务;
2.各部门分管档案工作的领导应督促兼职档案员认真做好本单位档案材料收集工作,确保归档文件材料的齐全、准确、完整;
3.各部门兼职档案员在文件材料收集、预立卷过程中如有疑问或意见建议,请与综合档案室张蓓老师联系,联系电话:3690602;办公地址:旅正楼217室。
四、中期检查
为确保各类文件材料收集齐全,档案整理高效、优质,学校档案工作领导小组办公室将不定期对全校各立卷单位就档案材料的收集情况进行检查,检查结果情况将向校领导以及全校范围内进行通报。
五、注意事项
1.归档工作不限于职能部门,各二级学院(部)也在归档范围之内。
2.请各部门、单位严格按照规定时间做好归档材料收集、预立卷及移交工作,超过时限未完成会影响部门的年终考核结果。
3.文件材料移交归档时,请填写文件材料移交清单一式两份,由交接双方签字后各自存查。
党政办公室
2020年7月1日